Plan een gesprek

Beheerde balie-infrastructuur voor medische praktijken

Uw praktijk groeit. Uw balie mag niet het knelpunt worden.

CliniqFlow geeft uw baliemedewerkers meer ruimte — door het repetitieve werk te automatiseren, zodat zij zich kunnen richten op patiënten, artsen en alles wat echt een mens vraagt.

Plan een gesprek Bekijk hoe het werkt

Gemaakt voor gevestigde, snelgroeiende medische praktijken met veel aanvragen.

Een opgeruimde receptiebalie in een warm, met hout afgewerkt interieur.

Het knelpunt

Herkenbaar?

  • Gemiste telefoontjes omdat de balie bij een patiënt is
  • Aanvragen die zich opstapelen via e-mail, telefoon en WhatsApp
  • Herinneringen die te laat komen — of helemaal niet
  • Lege plekken door annuleringen op het laatste moment
  • Geen tijd meer voor de patiënt die voor u staat

Dit is geen personeelsprobleem. Het is een operationeel probleem.

Uw eigen cijfers

Wat is een onbezette plek uw praktijk waard?

Niets hier is een uitspraak over resultaten. Het gebruikt uw cijfers om te bepalen wat er nu in lege afspraakplekken zit, zodat het gesprek begint bij uw economie in plaats van de onze.

Wat uw praktijk elke maand misloopt

€2,000

En de maand daarna opnieuw, tot er iets verandert. Hoeveel daarvan in uw praktijk werkelijk terug te winnen is, is het eerste wat de audit uitzoekt.

Een schatting op basis van de twee getallen die u invulde — geen prognose, en geen belofte over wat CliniqFlow zou terugwinnen.

Met wie u zou werken

Eén taak, goed gedaan, voor één soort praktijk

CliniqFlow is een beheerde dienst van RociForce, dat operationele infrastructuur bouwt voor bedrijven die het handmatig zijn ontgroeid. CliniqFlow is dat werk, samengebracht voor medische praktijken — een standaardsysteem dat wij voor u inrichten en onderhouden, in plaats van elke keer een project op maat.

  • Wij doen de balie. Meer niet.

    Niet uw medische systemen, niet uw marketing, niet uw hele bedrijfsvoering. Een smalle taak die goed wordt gedaan is meer waard dan een brede die half wordt gedaan.

  • Het systeem is echt en draait al.

    Geen maquette en geen rendering. Verderop op deze pagina opent u het live afspraaksysteem, maakt u een afspraak en ziet u precies wat uw patiënten zien — nog voordat u iemand spreekt.

  • Ongeveer 40 uur van ons werk, over zo'n 10 dagen.

    In kaart brengen hoe uw praktijk echt loopt, uw bestaande systemen koppelen, inrichten, uw huisstijl toepassen, testen en uw team opleiden.

  • Uw team heeft het laatste woord.

    Elk bericht kan worden aangepast, en iedereen aan uw balie kan op elk moment overnemen. Er wordt niets uit handen genomen.

De praktijken waarvoor dit is gemaakt hebben geen patiëntenprobleem. Zij hebben meer vraag dan één balie kan opvangen — en dat gat kost hun elke week afspraken.

Wat er verandert

Dezelfde week, zonder het geren

Voorheen

  • Telefoontjes gemist terwijl de balie bezig is met een patiënt
  • Herinneringen met de hand verstuurd, als er tijd voor is
  • Geannuleerde plekken blijven leeg
  • Aanvragen verspreid over mailboxen en telefoons

Daarna

  • Elke aanvraag automatisch vastgelegd zodra die binnenkomt
  • Herinneringen op tijd verstuurd, per e-mail
  • De wachtlijst vult het gat
  • Eén plek waar u ziet wat is afgehandeld

Hoe het werkt

Eén systeem, dat rustig op de achtergrond draait

Uw team kan elk bericht aanpassen, of op elk moment zelf overnemen. De praktijk houdt de regie.

Een rustige balie in een kalme receptieruimte met planten.

  1. Aanvraag komt binnen

    E-mailaanvragen worden automatisch vastgelegd en geregistreerd.

  2. Bevestiging & intake

    Automatisch verstuurd, met de huisstijl van uw praktijk.

  3. Herinneringen verstuurd

    Per e-mail, op tijd, vóór elke afspraak.

  4. Wachtlijst vult zich

    Bij een annulering krijgt de volgende patiënt automatisch een aanbod.

  5. De balie kijkt mee

    Uw team kan altijd aanpassen of overnemen.

Probeer het

Zie de afspraakervaring die uw patiënten krijgen

Echte schermen uit het live systeem, vastgelegd terwijl een patiënt erdoorheen gaat.

  1. Afsprakenpagina met behandelingen — Botox, Chemical Peel, Dermal Filler, HydraFacial, LPG Endermologie en Laser Hair Removal — elk met een duur.
    Stap 1 van 4 De patiënt opent de afsprakenpagina van de praktijk en ziet de behandelingen, elk met de duur erbij.
  2. Botox geselecteerd in de lijst met behandelingen, met de duur van 30 minuten en een knop om een afspraak te maken.
    Stap 2 van 4 Een keuze bevestigt de behandeling en de duur, en biedt vervolgens aan om te boeken.
  3. Een kalender met beschikbare datums naast een lijst met beschikbare tijden voor de gekozen dag.
    Stap 3 van 4 Alleen werkelijk vrije tijden verschijnen — bezette plekken worden nooit aangeboden, dus dubbele boekingen kunnen hier niet ontstaan.
  4. Een gekozen tijd in de lijst, met de afspraak samengevat als woensdag 12 augustus 2026, 15:00 tot 15:30, boven een knop om verder te gaan.
    Stap 4 van 4 Bij het kiezen van een tijd wordt de afspraak teruggelezen aan de patiënt, vóór er iets bevestigd wordt.

Vastgelegd uit het live systeem. De overige stappen — bevestiging per e-mail, intakeformulier en herinneringen — gebeuren automatisch zodra de patiënt bevestigt.

Open het live afspraaksysteem Opent in een nieuw tabblad, op het boekingsplatform zelf. Er wordt niets in rekening gebracht en er ontstaat geen echte afspraak.

Dat is de kant van de patiënt. De audit laat u de kant van het team zien — wat uw mensen niet langer met de hand hoeven te doen.

Plan een gesprek

Elke maand inzicht

Elke maand een helder rapport — geen giswerk

U ziet precies wat het systeem heeft afgehandeld en wat het heeft teruggewonnen. Uw eigen rapport weerspiegelt de activiteit van uw praktijk.

Voorbeeld ter illustratie — geen echte praktijkgegevens

Lege plekken teruggewonnen

18

Annuleringen afgehandeld

24

Nieuwe afspraken uit de wachtlijst

12

Herinneringen verstuurd

312

Intakeformulieren ingevuld vóór de afspraak
146
Aanbetalingen geïnd
37
Opvolgberichten verstuurd
31

Wat u krijgt

Een soepelere patiëntervaring begint bij de afspraak

  1. Stap één

    Inrichten

    CliniqFlow, gebouwd naar de behoeften van uw praktijk.

    • Afspraaksysteem met uw huisstijl
    • Automatische afspraakbevestigingen
    • Afspraakherinneringen
    • Intakeformulieren vooraf
    • Optioneel aanbetaling innen
    • Workflows voor annuleren en verzetten
    • Wachtlijst vult zich automatisch
    • Eenvoudig patiënten-CRM
    • Overzichtelijke agenda
    • Live binnen 10 werkdagen

  2. Stap twee

    Draaien

    Zodra u live bent, houden wij het systeem draaiend en doorlopend onderhouden.

    • Afspraaksysteem met uw huisstijl
    • Patiënten-CRM
    • Workflow voor afspraakherinneringen
    • Workflow voor de wachtlijst
    • Doorlopende technische ondersteuning
    • Onderhoud en updates van het systeem
    • Maandelijkse prestatierapportage
    • Continue verbeteringen

  3. Stap drie

    Groeien

    Voeg meer toe wanneer u eraan toe bent.

    • Automatische sms-antwoorden
    • Extra locaties
    • Boekingsbot op de website
    • Ondersteuning met voorrang
    • Verdere koppelingen en automatiseringen

Voordat u boekt

De vragen die praktijken als eerste stellen

Moeten wij ons huidige afspraaksysteem vervangen?

Nee. De implementatie brengt in kaart hoe uw praktijk nu werkt en koppelt met het systeem dat u al gebruikt. Wilt u het liever vervangen, dan is een afspraaksysteem met uw huisstijl inbegrepen — maar dat is uw keuze, geen voorwaarde.

Waarmee wordt er gekoppeld?

Uw bestaande afspraaksysteem, e-mail, en Stripe voor het optioneel innen van aanbetalingen. Weet u niet zeker of uw situatie past, dan is dat het eerste wat de audit beantwoordt — nog voordat iemand over prijs begint.

Vervangt dit onze baliemedewerker?

Nee, en dat is ook niet de bedoeling. CliniqFlow haalt het repetitieve administratieve werk weg bij uw huidige team, zodat er meer ruimte is voor patiënten, artsen en alles wat menselijk oordeel vraagt. Uw team kan elk bericht aanpassen of op elk moment overnemen.

Hoe lang duurt het voordat het draait?

Ongeveer 10 dagen. Daarin begrijpen we hoe uw praktijk werkt, koppelen we uw bestaande systemen, richten we in, passen we uw huisstijl toe, testen we, gaan we live en trainen we uw team.

Hoeveel werk is de implementatie voor ons team?

Het implementatiewerk is aan ons — ongeveer 40 uur. Wat wij van u nodig hebben is toegang tot uw huidige systemen en genoeg tijd om ons te laten zien hoe uw praktijk echt loopt, plus een trainingssessie voor uw team vóór de livegang.

Wie is eigenaar van de patiëntgegevens?

Uw praktijk. CliniqFlow is opgezet met de AVG in gedachten, en de gegevens zijn van de praktijk, niet van ons.

Wat houdt de gratis audit precies in?

Dertig minuten waarin we kijken hoe aanvragen, afspraken, herinneringen en annuleringen nu door uw praktijk lopen, een demo met uw soort afspraken, en een eerlijk beeld van wat er wel en niet zou veranderen. U hoeft tijdens het gesprek niets te beslissen.

Begin met een gratis audit van uw balie

30 minuten. We kijken naar uw huidige werkwijze en laten u precies zien waar CliniqFlow past.

Plan een gesprek

Uw praktijk is eigenaar van de gegevens · opgezet met de AVG in gedachten · uw team kan altijd overnemen

Een zacht verlichte receptiebalie naast een hoog boograam.